كيف يتم استقبال وتوجيه الموظفين الجدد؟
بدايةً، يعتبر توظيف موظف جديد أو انتقال إلى قسم جديد داخل الشركة تجربة حاسمة للأفراد، حيث يتعاملون مع تحديات التكيف مع بيئة جديدة والتأقلم مع زملاء العمل والمهام الجديدة.تكمن أهمية هذه اللحظة في تحديد مدى نجاح التكامل الوظيفي للموظف الجديد. وبالتالي، تأثير ذلك على أدائه ومشاركته المستقبلية في تحقيق أهداف الشركة.
معركة تجاوز تلك المرحلة الأولية تعتمد بشكل كبير على كيفية تنظيم عملية الاستقبال والتكامل من قبل إدارة الموارد البشرية. تظهر الأبحاث أن الاهتمام الفعّال بتلك الفترة يمكن أن يؤدي إلى زيادة الرغبة في البقاء لدى الموظفين وتحسين أدائهم.
فضلاً عن تشجيع المشاركة في الفريق وتقديم التحفيز والتقدير. تلك العناصر، عند تطبيقها بشكل ملائم وفعّال، تسهم في بناء بيئة عمل إيجابية وتعزيز تطوير ورفاهية الموظفين في الشركة.
كيف يتم استقبال الموظفين الجدد؟
الترتيب الجيد لعملية الاستقبال.
وهذا الترحيب يساعد في تجنب الالتباس ويمنح الموظف الجديد إطارًا زمنيًا واضحًا لفهم الشركة وبيئتها وذلك من خلال:
- تقديم جدول زمني لأيام الأسبوع الأولى لتسهيل عملية التأقلم.
- جولة تعريفية بالشركة والفريق.
- توفير مواد ومعلومات حول السياسات والإجراءات الداخلية.
- تعريف الموظف لأفراد العمل الموجودين معه في نفس المكتب.
- تسليم الموظف الجديد لعمله في أول يوم مع باقة من الورد.
التواصل الفعّال.
أجريت مقابلات شخصية مع أعضاء الإدارة لمناقشة أهدافي وتوقعاتهم مني في الوظيفة الجديدة. كانت هذه اللقاءات مفيدة لتحديد توقعات الشركة وتوجيهي نحو تحقيق النجاح في الوظيفة. وكان هناك نظام فعّال للتواصل الداخلي داخل الشركة. يشمل البريد الإلكتروني والاجتماعات الدورية. كان هذا مفيدًا للحفاظ على انسيابية العمل وتبادل المعلومات بشكل فعال.
- اجتماعات تعارف وتقديم للزملاء.
- تعزيز ثقافة التواصل المفتوح والتشجيع على طرح الأسئلة.
- عقد مجموعة من الاجتماعات مع المدير المباشر لإيضاح آلية العمل ومسؤولياته في العمل الجديد.
- تخصيص موظفي إدارات تتشابه مسؤولياتهم مع عمل الموظف الجديد لإجراء تدريبات عملية لهم (وزارة الخدمة المدنية، 2015، ص8).
توفير مرشدين أو موظفي دعم.
كما شجعت الشركة على العمل الجماعي وتبادل المعرفة بين الفرق. كان هذا جيدًا لأنه ساعد في بناء علاقات قوية مع زملائي وتحقيق الأهداف بشكل أفضل.
- تعيين شخص يكون مسؤولاً عن توجيه الموظف الجديد والرد على استفساراته.
- جلسات تقييم منتظمة لضمان تقدم الموظف الجديد وفهمه لمتطلبات العمل.
- دمج الموظف الجديد في المشاريع والأنشطة الفريقية.
مما سبق نجد أنه إذا تم تنظيم وتنفيذ هذه الممارسات بشكل جيد، يمكن أن تساعد في تحسين تجربة الموظف الجديد وتسهيل تكامله في البيئة الوظيفية الجديدة. يجب أيضًا أن تكون هذه الممارسات قابلة للتكيف والتعديل بناءً على تغيرات الظروف واحتياجات الفريق والموظفين.
هل هذه الأوضاع والممارسات جيدة في نظرك؟
الاطلاع على القوانين والصكوك المتعلقة بالوظيفة.
اطلعت فيها على الحقوق التي تكفلها لي الصكوك المتعلقة بالوظيفة. والواجبات المطلوب مني تأديتها فتعرفت على حقوقي كعاملة والتزاماتي. مواعيد الحضور والانصراف من العمل. ولائحة الرواتب والعلاوات والمكافآت، والخدمات الإضافية التي تقدمها المؤسسة.
مثل الضمان الصحي، وأنظمة التأمين والتقاعد. وأماكن الخدمات المختلفة التي تهمني كموظف وكيفية الحصول على تلك الخدمات. كذلك لائحة الجزاءات في حال التقصير أو الاهمال.
وبرأيي فإن هذا التدريب مهم جداً لأنه يتيح للموظف معرفة ما له وما عليه. إلا أن الكثير من المنظمات لا تولي هذا التدريب القسط الكافي من الاهتمام. بل تترك للموظف التعرف على حقوقه والخدمات التي تقدمها المؤسسة بنفسه وبالصدفة أو من خلال الزملاء عند الحاجة. وهو ما قد يؤدي إلى ضياع جزء من حقوقه أو قد يحصل على معلومات غير صحيحة.
الاطلاع على النظام الداخلي للمؤسسة وهيكلها التنظيمي.
وبرأيي فإن هذا القسم من التدريب التوجيهي يوضح للموظف الجديد مسؤوليات كل وحدة تنظيمية في المنظمة وكل قسم من أقسامها. والمراكز الوظيفية مما يتيح له معرفة من يخاطب لطلب شيء وكيف تتم المخاطبة. وكذلك يصبح على دراية باحتياجات تلك الاقسام أو الوحدات التنظيمية عندما يحتاج للتعامل معها معهم.
وبالنتيجة فإنه من خلال هذا الجزء من التدريب يستطيع الموظف معرفة ما يدور حوله ويساعده على تأدية عمله بالشكل الذي يتناسب مع ظروف عمل المنظمة.
التدريب الفني.
وبرأيي فإن هذا التدريب مهم لجعل الموظف قادراً على تأدية مهام الوظيفة التي يعمل بها بكفاءة وفاعلية، وعادة ما تختلف مدة التدريب في هذا الجزء بحسب نوع العمل الذي يقوم به الموظف ومدى حداثة هذه المهمة بالنسبة له.
كما يتم هذا التدريب في موقع العمل وبإشراف المسؤولين عنه، ويمكن أن يكون تمارين عملية تساعد على التمكن من أداء العمل تحت الإشراف والتوجيه.
في الختام إن تجربة الاستقبال في الشركة كانت بشكل عام إيجابية. كانت الشركة ملتزمة بتوفير بيئة عمل مشجعة وداعمة، وتقديم الدعم اللازم لي للاندماج بسلاسة في الفريق. ومع ذلك، قد يكون هناك مجال لتحسين بعض الجوانب مثل زيادة التواصل الداخلي وتحسين عمليات التدريب والتوجيه.قائمة المصطلحات الغريبة.
- التدريب التوجيهي (Onboarding): عملية توجيهية تهدف إلى توفير المعلومات والموارد اللازمة للموظفين الجدد لكي يتكيفوا مع بيئة العمل الجديدة ويندمجوا بفعالية في الفريق (أبجديات، د - ت).
- العمل الجماعي (Teamwork): عملية تعاونية تشمل جمع الجهود والمهارات أو النشاطات بين أفراد فريق لتحقيق هدف مشترك. وبالتالي فهو اجتماع الأفراد في جماعة واحتكاك أفكارهم مع ما يحيط بهم من ظروف. ويشمل كل النظم والاتجاهات الفكرية والوجدانية التي تسود مجتمع ما (مدكور، 1975، ص211).
- الاندماج (Integration): عملية تضمين الموظف الجديد في بيئة العمل وثقافتها بشكل يمكنه من التأقلم والعمل بفعالية في الشركة. أي هي عملية اجتماعية تمكن الأفراد بالانصهار في مجتمعاتهم أفقياً من خلال الامتثال لعاداتها وقيمها، وعمودياً من خلال اكتساب هوية سياسية تعزز انتسابهم لمؤسسات الدولة وتوط عملية ولاءهم لها (مالكي، 2014، ص667).
- الاتصال الداخلي (Internal Communication): عملية تبادل المعلومات والأفكار بين أفراد الشركة داخل بيئة العمل. لتحقيق التواصل الفعال وتحقيق الأهداف المشتركة من خلال طرق الاتصال المختلفة السمعية أو الكتابية أو من خلال الرؤية والمشاهدة أو من خلال تلك الطرق معاً (خلفوني، 2021، ص775).
المراجع.
- أبجديات. (د - ت). مفهوم ONBOARDING في الشركات وأهميته. موقع أبجديات. تم الاسترجاع من الرابط https://2u.pw/eKsla4v.
- المالكي، محمد. (2014). الاندماج الاجتماعي وبناء مجتمع المواطنة في المغرب الكبير. في جدليات الاندماج الاجتماعي وبناء الدولة والأمة في الوطن العربي. بيروت: المركز العربي للأبحاث ودراسة السياسات.
- خلفوني، فازية. (2021). الاتصال الداخلي وظاهرة مقاومة التغيير في المنظمة. المجلد 6. العدد2. قسم العلوم السياسية. الجزائر: مجلة أبحاث.
- فرحات، أحمد نبيل. (19 يناير, 2008). كيف يكون استقبال الموظفين الجدد؟. المنتدى العربي لإدارة الموارد البشرية. تم الاسترجاع من الرابط https://hrdiscussion.com/hr1031.html .
- مدكور، إبراهيم. (1975). معجم العلوم الاجتماعية. مصر: الهيئة المصرية العامة للكتاب.
- وزارة الخدمة المدنية. (أغسطس 2015). تهيئة الموظفين الجدد للعمل – دليل إرشادي. ط1. المملكة العربية السعودية. جامعة الأميرة نورة. ملف PDF. تم الاسترجاع من الرابط https://2u.pw/mPuG6vA.