استراتيجيات القراءة والكتابة الأكاديمية في الجامعة

 

الهيكل التنظيمي (Organizational Structure).

يحتل موضوع الهيكل التنظيمي موقعاً مهماً . في اهتمامات كل من الباحثين والممارسين في حقل العلوم الإدارية. لما له من مكانة بارزة في عمل المنظمات على اختلاف أنواعها وطبيعة اهدافها.

ويمكن تشبيه الهيكل التنظيمي Organizational Structure كبناء يتكون من الجدران الداخلية والاعمدة والسقوف التي يجب أن تكون مناسبة للأنشطة التي ستمارس داخله.

ما هو مفهوم الهيكل التنظيمي.

لقد حظي مفهوم الهيكل التنظيمي بتعاريف متعددة.

1. عرفت المنظمة "بأنها مجموعة من العلاقات الاجتماعية المستقرة. التي يتم انشاؤها بتأني مع توافر القصد في الانجاز المستمر لتحقيق أهداف محددة" . وأن تنظيم هذه العلاقات ينشئ ما يسمى بالهيكل التنظيمي[1] .
2. ويرى Ashkenas etal) ) أن " الهيكل التنظيمي يعبر عن وجود توجه فطري لدى التجمعات البشرية. نحو تشكيل منظومات هرمية . والمنظومات بدورها تشكل نفسها وفقاً لحاجاتها المتعددة . وتتسم هذه العلمية بالاستمرار والتطور عبر الوقت".[2]
3. فقد عرف ( Mintzberg) الهيكل التنظيمي على أنه " الوسائل المختلفة الي تستخدمها المنظمة .لتقسيم العمل وتحقيق التكامل بهدف انجاز الأهداف التنظيمية"[3].
4. في حين عرف ( Bernardin ) الهيكل التنظيمي على أنه " النمط الرسمي من التفاعلات والتنسيق المصمم من قبل الإدارة لربط مهام الأفراد والجماعات لأجل تحقيق أهداف المنظمة"[4].
5. في حين يرى (Ashshmma) أن الهيكل التنظيمي هو " مجموعة من الأساليب التي تستخدمها المنظمة لأجل تقسيم الأفراد. في مهام متمايزة وتجميعهم في أقسام رئيسية والتنسيق فيما بينهم . هذا فضلاً عن توزيع المهام والمسؤوليات بين الأقسام وتحديد العلاقات الإدارية وعدد المستويات التنظيمية.

عناصر تشكل الهيكل التنظيمي.

و يرى (Zandra) أن هناك أربعة عناصر تشكل الهيكل التنظيمي وهي[5] :

• اسناد المهام والمسؤوليات التي تحدد وظائف الأفراد والوحدات التنظيمية.
• تجميع الأفراد في وحدات. والوحدات في أقسام أو وحدات أكبر لتشكيل الهرم الاداري في المنظمة.
• توافر الاليات اللازمة التي تسهل عملية التنسيق العمودي) من أعلى إلى أسفل). وخير مثال على ذلك هو درجة تفويض السلطات.
• توافر الآليات اللازمة التي تسهل عملية التنسيق الأفقي )عبر الوحدات) على سبيل المثال فرق العمل المتداخلة بين الأقسام .

ما الفرق بين التنظيم الميكانيكي والتنظيم العضوي؟

إن الهيكل التنظيمي إما أن يكون هيكلاً تنظيمياً ميكانيكياً (Mechanistic Structure) يلائم البيئات المستقرة. وأهم ما يتميز به هو تركيزه على القواعد والاجراءات مع وجود هيمنة لهرمية السلطة.

أوهيكلا تنظيمياً عضوياً (Organic Structure) . يلائم البيئات التي تتسم بالتعقيد وعدم التأكد. وأهم ما يميز هذا النموذج هو اعتماده اللامركزية وبنى تنظيميه أكثر مرونة وتكيفاً .[6] ( Zhong & Dilt)

والجدول التالي يبين أهم أوجه المقارنة بين الهياكل التنظيميه الميكانيكية والهياكل التنظيمية العضوية.

أهمية الهيكل التنظيمي Importance of Organizational Structure.

إن دور الهيكل التنظيمي في المنظمة يشبه إلى حد كبير دور الهيكل العظمي في جسم الإنسان. الذي يتمثل بمسك ودعم اعضاء الجسم الأخرى. لذا فالهيكل التنظيمي Organizational Structure يعد أداة ادارية مهمة تساعد المنظمة على تحقيق الأهداف عن طريق تنظيم العلاقات وتحديد المسؤوليات.

وعليه فإن غياب الهيكل التنظيمي الملائم يعني أن العمليات التنظيمية ستقع في فوضى. وينتج عن ذلك آثار سلبية تؤثر عل معنويات العاملين. هذا فضلاً عن زيادة النفقات والصراعات التنظيمية [6].

وقد تم تحديد عدة عناصر تشكل أهمية الهيكل التنظيمي والتي منها[7]:

• إن الهيكل التنظيمي يضمن للمنظمة كفاءة وفاعلية النشاطات وفقاً للأهداف المرسومة.
• يساعد في تخصيص الصلاحيات والمسؤوليات.
• تحديد الوسائل اللازمة للإشراف عل العمل.

والهيكل التنظيمي يعد أحد الوسائل الفاعلة في تحقيق الانسياب الكفوء لتدفق الاعمال من خلال دوره في ضمان وتوحيد وتنسيق النشاطات التنظيمية المختلفة.

وبناءً على ذلك. فهو يعد أداةً مهمة في انجاز الأهداف التنظيمية من خلال دوره في تحقيق الوظائف الآتية[8]:

• السماح بتدفق البيانات والمعلومات مما يجعل من عملية اتخاذ القرارات أكثر فاعلية.
• يمنع الازدواجية والتداخل بين مختلف الأنشطه التنظيميه.
• يساعد المنظمات عل تحقيق الاستجابة الفاعلة للتغيرات الداخلية والخارجية. وتسريع التكيف مع هذه التغيرات.
• يجعل من عملية تنفيذ الخطط أكثر فاعلية. وذلك عن طريق تحديد الأنشطة والعمل عل تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد.
• يسهل من عملية تحديد أدوار وواجبات الأفراد وفقاً للتشريعات. الاجراءات. والمعايير.
• يساهم في تحقيق الانسجام بين الوحدات التنظيمية وتجنب اختناقات العمل.

ويرى الباحث أن أهمية الهيكل التنظيمي في المنظمة تنبع من الأمور التالية:

• توزيع الاختصاصات والمسؤوليات ضمن المنظمة.
• توضيح اجراءات العمل المطلوبة.
• تحديد طرق الاتصال ومواقع اتخاذ القرار.
• تنسيق وربط المهام بين الأفراد والجماعات ضمن التنظيم.
• يعزز علاقات التعاون بين العاملين فيما بينهم من جهة والوحدات التنظيمية فيما بينها من جهة أخرى.

أبعاد الهيكل التنظيمي Organizational Structure Daimintions.

إن الجوانب التنظيمية المختلفة ومن بينها الهيكل التنظيمي وأبعاده تصف السمات الخاصة للمنظمة كما هو الحال مع الفرد نفسه. إذ أن سلوكه وسماته الظاهرة تعكس المظاهر الاساسية لشخصيته.

ونظراً لأهمية تحديد أبعاد الهيكل التنظيمي لما لها من تأثير مهم في تحقيق أهداف المنظمة. فإن هذا الأمر كان محط اهتمام العديد من الباحثين الذين اختلفت آرائهم حول عدد هذ الأبعاد وماهيتها. وفي مقالنا اعتمدنا أربعة أبعاد للهيكل التنظيمي وهي كالآتي:

1- المركزية Centralization.

تتناسب المركزية تناسباً طردياً مع مستوى موقع صنع القرار في المنظمة. إذ كلما ارتفع مستوى الموقع الذي يتخذ فيه القرار ارتفعت معه درجة المركزية. وترتبط المركزية بتوزيع السلطة. وإن لعملية توزيعها أثر مهم على أداء المنظمة وسلوك العاملين فيها[9].

وتشير المركزية إلى مدى قيام السلطة الرسمية بتحديد حرية التصرف الخاصة بالأفراد والوحدات التنظيمية. والمنظمات الي تتركز فيها سلطة صنع القرار في المستويات العليا من الهرم التنظيمي يطلق عليها منظمات مركزية والعكس صحيح. وفي حالة تخويل اتخاذ القرارات الى المستويات الدنيا فعندئذ تتبنى المنظمة اللامركزية[10].

ويرى البعض أنه غالباً ما يرافق المركزية تفويض قليل لسلطة صنع القرار. مع خلق بيئة غير مشجعة لمشاركة العاملين. وعليه فإنها تضعف عملية الاتصال والتفاعل الاجتماعي واندماج العاملين. هذا فضلاً عن ضعف دعمها لفعاليات التعلم التنظيمي [11].

2- الرسمية Formalization.

تميل المنظمات إلى استخدام معيارية السلوك عندما تصبع اكثر تعقيداً. ومن هذا المنطلق . كما يمكن أن تشير الرسمية إلى درجة معيارية الوظائف. إذ تساعد على تقليل التباين في السلوك. وتعزز عملية تنسيق الأنشطة والفعاليات التنظيمية[12].

إن الرسمية تعبر عن استخدام المنظمة للقواعد عبر تحديد وتوصيف السلطات والمسؤوليات والواجبات والاجراءات التي يمكن اتباعها لكل وظيفة. والتأكد فيما بعد من ان جميع شاغلي الوظائف يتم الاشراف عليهم لضمان المطابقة مع الوصف الوظيفي[13].

وبالتالي يمكن اعتبار أن الرسمية تشير بنحو ما إلى درجة توثيق الأوامر والتعليمات والاجراءات. وكافة القوانين الداخلية بصيغة مكتوبة. أي بشكل آخر هي توثيق للسياسات والاجراءات والتعليمات وهي تكمل الخارطة التنظيمية.

ونرى أن المنظمات ذات الرسمية العالية. تستخدم بشكل كبير اجراءات وقواعد مكتوبة. بهدف الابتعاد عن النقاشات التي غالباً ما تدور حول الأنشطة والفعاليات التي يفترض القيام بها. وهو ما يؤدي غالباً غلى جعل الهيكل التنظيمي أكثر جموداً. 

في حين يتسم سلوك الوظائف في المنظمات الأقل رسمية بأنه غير مهيكل نسبياً. ويتمتع العامل فيه بحرية أكبر عند التعامل مع المهام الموكلة إليه. وهو يشجع أيضاً على التفاعل الاجتماعي بين العاملين ويحفز فيهم روح الابتكار والابداع.

3- التخصص Specialization.

يشير التخصص إلى الدرجة التي يبدأ عندها تقسيم مهام وفعاليات المنظمة إلى أنشطة أصغر. ويعتمد ذلك بشكل مباشر على درجة تقسيم العمل. إذ كلما ازداد مستوى أو درجة تقسيم العمل كلما اصبح التخصص اكثر ضيقاً. وكلما انخفضت درجة تقسيم العمل كلما اصبح التخصص اكثر اتساعاً. 

ويصنف الباحثون التخصص إلى صنفين التخصص الأفقي والتخصص العمودي. أما التخصص الأفقي فيعني اتساع العمل. أي زيادة عدد الفعاليات والأنشطة التي تنجز من قبل الفرد. في حين يشير التخصص العمودي إلى مدى سيطرة أو تحكم الفرد بالعمل الموكل إليه داخل المنظمة. 

وقد يولد التخصص العمودي الدقيق نوعاً من الملل أو الشعور بالتعب والملل لدى العاملين. ولتجنب هذا النوع من التأثير فإن الأمر يتطلب من المنظمة اتباع سياسة التدوير الوظيفي. أو اغناء العمل بهدف جعل الوظيفة أكثر تحدياً أو إثارة لاهتمام العاملين.

أي أن التخصص المنخفض يزيد من معارف العاملين وخبراتهم. وعلى العكس فإن التخصص العالي يقيد أداء العاملين بعدد محدد من المهام المتشابهة. ما يجعل من الصعب عليهم وضع تصورات. أو وجهات نظر تتسم بنوع من الشمولية. الامر الذي قد يؤدي إلى خفض احتمالية دعم الانشطة والفعاليات ذا الصلة بالتعلم بالتنظيمي.

ونرى أنه عندما يكون عمل الفرد محكوما بقواعد واجراءات محددة سواء مكتوبة أو متبعة. وكلما ازدادت الرسمية قل الابداع. فالتخصص المنخفض يشجع العاملين على التعلم ويعزز قدراتهم.

4- التعقيد Complexity.

يشير التعقيد إلى عدد الأنشطة أو الأنظمة الفرعية الموجودة داخل المنظمة. ويرى البعض أن التعقيد يعبر عن درجة اختلاف أو تمايز الانشطة التنظيمي. والذي يمكن قياسه باستخدام التمايز الأفقي والتمايز العمودي والانتشار الجغرافي.

والمقصود بالتمايز الأفقي درجة التمايز بين الوحدات التنظيمية بالاعتماد على توجه الأعضاء. وطبيعة المهام التي يؤدونها. إضافة لمستواهم التعليمي والتدريبي. وان الدليل على التمايز الأفقي هو التخصص وتعدد الأقسام.

أما التمايز العمودي فإنه يشير إلى عمق الهرم التنظيمي. أي كلما ازداد التمايز العمودي ازداد معه عدد المستويات التنظيمية. وبالتالي يرتفع مستوى التعقيد.

وأخيراً فإن الانتشار الجغرافي يتحقق عندما تستطيع المنظمة انجاز نفس الوظائف. أو المهام في مواقع جغرافية متعددة. أي فصل المهام ومراكز السلطة جغرافياً.

--------------------------------------------------------

----------------------------------------------


[1] - 144:Stinchcombe,1965.


[2]- 85:Ashkenas etal,2002.


[3] -Mintzberg,1979:2.


[4]- :121 Bernardin,1996.


[5] - Zandra ,1999: 5.


[6] - Zhong & Dilt,2004: 189-201 .


[7] - اللوزي .47:2002 - 49.


[8] - Pettinger,2000:210.


[9] -AL- Raggad ,2013: 524).


[10] - Barnes,2006.


[10] Amirhossein & Raana,2011:868 .


[11] - Martinez-Leon & Martinez-Garcia,2011: 548.


[12] - Folami,1999:17.


[13] - Barnes,2006:30.