استراتيجيات القراءة والكتابة الأكاديمية في الجامعة

  تقول الحكمة الإغريقية القديمة: " لو أن قائد السفينة لا يعرف ما هو الميناء الذي يجب أن يرسو به فإنه لن يستطيع الاستفادة من اتجاهات الرياح ولن تنفعه كفاءته الشخصية ولن يرسو على أي ميناء ".

إن أغراض المنظمة تعتبر الموجه الأساسي الذي يقودها إلى تحقيق الغايات التي تسعى إليها فالغايات والأهداف تعمل على إصدار القرارات الاستراتيجية كما تظهر أهمية كل منها. 

الأهداف والغايات

كما تسهم في بيان العلاقة بين المنتجات والأسواق وتحدد ما يجب التركيز عليه فيهما ويساعد وضع الأهداف التنظيمية في المستويات العليا في وضع الأهداف الفرعية للوظائف والإدارة والأفراد في المستويات التالية.

كما تسهم في بيان مراكز المسؤولية وأخيرا فإنها تسهم في تقييم أداء المنظمة والتعرف على معدلات نموها ومن ثم فإن المنظمة في حاجه وضع أهداف موضوعية وواضحة وعادله وقابلة للتحقيق " (أبو مروان،٢٠٠٩).

تعريف الغايات.

تشير الغايات إلى النتائج النهائية للمنظمة. والتي ترتبط بتوضيح الغرض الذي يميزها عن غيرها من المؤسسات المشابهة. إذا تؤسس الغايات بناء على رسالة المؤسسة. والتي تمثل الخصائص الفريدة والصورة المميزة التي تحاول هذه المؤسسة أن تكون عليها. (ابو مروان ،٢٠٠٩)

الطرق التي تساعد الأهداف والغايات المديرين في التحكم والرقابة على عمليات المنظمة.

الآن سنقوم بشرح كل وظيفة وطريقة من الوظائف الخمسة بشكل سريع ومبسط مما يساعدنا على فهم الإدارة وكيف نطبقها في حياتنا:

• التخطيط: هي وظيفة إدارية تهتم بتوقع المستقبل وتعيين أفضل الطرق والسبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.
• التنظيم: هو وظيفة إدارية تجمع الموارد البشرية والمادية عبر تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.
• التوظيف: يهتم باختيار وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المؤسسة.
• التوجيه: الوظيفة الإدارية الأخيرة وهي مراقبه أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها"(Huda 2015).

ومن جهة أخرى تعتبر الرقابة الإدارية من الطرق التي تساعد الأهداف والغايات المديرين في التحكم والرقابة على عمليات المنظمة. فالرقابة الإدارية هي مهمة إدارية تسعى للتحقق من أن النتائج تحدث تبعاً للخطط المعتمدة. 

كما تضمن الاستخدام الفعال للموارد التنظيمية بقصد الوصول للأهداف المخطط لها. عبر قياس انحراف الأداء الحقيقي عن الأداء القياسي. وتوضح أسباب هذه الانحرافات. ومن ثم تسعى لإصلاحها (أحمد أبة، 2005، ص8)

العلاقة بين التخطيط والرقابة ومختلف المستويات الإدارية علاقة مهمة. فعملية التخطيط تقوم بتعيين أهداف المنظمة المتوافقة مع رؤيتها ورسالتها التي تطمح لتحقيقها وفق إستراتيجية محددة. 

ومن خلال الخطط المعدة لمختلف المستويات الإدارية الأعلى تقوم المستويات الإدارية الأدنى بتحديد الأدوار للأقسام وللوحدات وللموظفين لمدة أيام وشهور وحتى سنوات قادمة. وبوجود الأهداف لابد من وجود الرقابة التي تمد المديرين بالمعلومات المفيدة لمدى تقدم تلك الخطط وتحقيقها للأهداف على مستوى المنظمة ككل. (Khattab، 2020).

وللرقابة أنواع وفقاً للمرحلة التي تمر بها خطط المنظمة وهي:

• الرقابة الاستراتيجية لشؤون المنظمة ككل بمشاركة جميع المستويات الإدارية عبر خطة شاملة تبين المهام لتطوير المنظمة.
• الرقابة التكتيكية لتنفيذ الخطط الاستراتيجية لمهام الوحدات الفرعية. ومدى الزمن المخصص للتنفيذ.
• الرقابة التنفيذية لمرحلة التخطيط التنفيذي وإنجاز المهام والمسؤوليات للمديرين والإدارات بمختلف مستوياتها. وتحليل الوضع الحالي لإنجاز الأهداف. ثم تنفيذ الخطة بعد تعيين من سيقوم بالتنفيذ وما هي الموارد المتوفرة وكيف سيتم تقييم الخطة. ومن ثم مراقبة وتقييم النتائج للتأكد من أن الخطة تسير كما هو مخطط لها. مع تحفيز الموظفين ورفع الروح المعنوية للمبدعين للحصول على المكافآت (حسن علي، 2016، ص20).

كيف يستثمر المدراء الأهداف والغايات في رقابة المنظمة والتحكم بها؟

تقوم المنظمة بالرقابة على عمل وحداتها وموظفيها ونشاطاتهم. من أجل اتخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيح الأخطاء في حال وقوعها. وبالتالي وصول المنظمة للأهداف المخطط لها. ولتفادي المشاكل التي تعترض تحقيق أهدافها. يجب اعتماد النظام الرقابي على مقومات مناسبة لعمله كالبساطة والمرونة والمزامنة مع طبيعة العمل. (رائد الأعمال العربي، 2022).

يمكن ذكر أسلوب من أساليب الرقابة المتبعة. والتي تساعد المدراء في تحقيق أهدافهم وغاياتهم من عمليات الرقابة. والتحكم في عمليات المنظمة من خلال تطبيق الرقابة الإدارية.

فعند تطبيق الرقابة الإدارية يجب أن تكون الأهداف واضحة ومناسبة لعمل المنظمة. واقعية وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها. ويتوافر لدى المديرين والموظفين الخطط الفعالة والمناسبة لعمل المنظمة. وضع معايير الأداء من خلال إنشاء قياسات واقعية لجودة الأهداف.

ثم متابعة هذه الخطط ومراقبة تنفيذها. والربط بين أهداف الوحدات وأهداف الإدارة العليا. مع توافر المعلومات التي يحتاجها المدير لمراقبة الأداء الفعال للتنفيذ وقياس الإنجاز. واتخاذ الإجراءات لتصحيح الانحرافات. مما يساعد على الاستفادة من أهداف وغايات المنظمة. (كردي، 2017).

اقرأ أيضاً مرونة الطلب السعرية -استراتيجيات التسعير والعوامل المؤثرة على مرونة الطلب السعرية.

كيف للأهداف المحددة والقابلة للقياس أن تؤثر على الموظف وتشجع الأداء المؤسسي؟

إن العمل المبذول من قبل الموظف والذي يحقق الأهداف الموضوعة حسب رؤية المنظمة ورسالتها. يمنحه الثقة الكاملة وتدفعه لتقديم مجهود يزيد من فعالية أدائه بما يعود بالمنفعة على مؤسسته. 

وبالتالي يأتي دور المدير القائد بتقديم التغذية الراجعة من خلال النقد البناء. وتقديم خطط إستراتيجية واقتراحات لتحسين عمل الموظف. وتحفيزه بمنحه المنح والمكافآت.

الأهداف المحددة والقابلة للقياس تؤثر على الموظف إيجابيا وتشجع الأداء التنظيمي. وذلك لأهمية هاتين النقطتين اللتين تتضمنان العديد من السمات التخطيطية والتنظيمية. مثل أن يكون الهدف محدداً ومعروفاً ومخصصاً لوقت ووقت البداية والنهاية وأن يكون واقعيا وقابلا للتحقيق يمكن قياسها . 

أي يمكن توقع النتيجة المستقبلية والإمكانيات المتاحة للوصول إليها في الوقت المحدد والمخطط وبالتالي تشجيع الموظف عبر تحفيز الاجتهاد بغية الوصول إلى الهدف وهو هدف مستقبلي مرني.

ومن خلال توضيح الهدف والخطة الاستراتيجيه الموضوعة لتحقيقه. يشجع الموظف ويحثه على المثابرة لرؤية النتيجة المرجوة يشجع الأداء المؤسسي لما له من أثر إيجابي على الموظف مما ينعكس على المنظمة ويدعمها من خلال زيادة الإنتاج وبالتالي تحفيز أداء المؤسسة وتقدمها وتطويرها.

اقرأ أيضاً الرؤية والرسالة والتناغم مع استراتيجية المنظمة.

اقرأ أيضاً رؤية ورسالة - إنشاء رسالة ورؤية شخصية.

اذكر مثالاً من خبرتك الشخصية على هدف أو غاية أفادت في التحكم في عملية معينة.

مثال 1.

أعمل في منظمة إنسانية ترفيهية. وكانت تحتفل بالعديد من الأيام الدولية. مثل يوم المرأة العالمي. ويوم غسل اليدين. ويوم الطفل. ويوم اللاجئ. وغيرها من المناسبات التي تطلبت الكثير من الآراء والأفكار لتزيين القاعة وتنظيمها. فكانت تستغرق الكثير من الوقت من الفريق في التفكير العميق لتحديد ماهية العمل وكيفية البدء به.

اقترحت على الفريق أن أرسم صوراً تعبر عن اليوم العالمي لكل يوم من هذه الأيام وأن أقدم لهم أفكارًا عن المسرحيات. كانوا يعرفون مهاراتي في الرسم والتصميم والتنسيق. لذلك وافق الجميع.

وبعد ذلك ساعدني كثيرًا على الإنجاز في وقت قصير. حيث تم تسليمي قيادة الفريق لهذه المهمة. لذلك ‎أخبرتهم بخطة العمل وذهبنا مباشرة لهذا العمل في خمسة أيام. واجهنا ظرفاً معيناً حدث مع أحد الفريق وكان عليه أن يأخذ إجازة وشاركنا التحديات التي يمكن أن تؤخر عملنا. ووزعنا العمل على الفريق. 

وعملنا مع من أجل تقليل الجهد والوقت قدر المستطاع وبالفعل. اضطر أحد أعضاء الفريق إلى المغادرة لمدة يوم. لأنه ذهب لحضور حفل تخرج صديقه. وتم نقل شخص آخر إلى فريق ثاني وساعدتهم بسبب قلة عدد الفريق لديهم.

‎والتحكم الذي تم والفائدة من الرقابة التي نتجت من الهدف والغاية يمكن توضيحه كالتالي:

قمت بالمساعدة بالتخطيط المسبق. وتنظيم الأدوار. والمشاركة المستمرة في العمل على تغطية النقص الذي كان يمكن أن يحدث بسبب غياب شخصين عن الفريق. وتعديل الخطة في غياب الشخص الآخر. وبذلك نكون قد حققنا انجازاً في الوقت المحدد.

‎كان لذلك اثراً إيجابيا على أداء المنظمة بسبب الانجاز والتفاني في العمل. الذي تم على الرغم من العوائق المتوقعة وغير المتوقعة. ووضع خطة الطوارئ والحلول المباشرة.

مثال 2.

من التجارب الشخصية التي عايشتها في إحدى الشركات الدوائية. كان هدف مدير قسم المبيعات إيصال الأدوية للصيدليات بأسرع طريقة. وتقديم خدمة مميزة فقرر تدريب المندوبين على برنامج الكوبو (KoBo). 

فمن خلاله سيلغي كتابة طلبات الصيدليات على دفتر الملاحظات وانتظار المندوب. ليعود للشركة بعد جولة يوم كامل ليسلم الطلبات ويتم تجهيزها باليوم التالي.

فقد استخدم التكنولوجيا لتسريع العملية فبات المندوب يدخل إلى الصيدلية ويملئ احتياجاتها. من خلال الهاتف المحمول على استمارة برنامج الكوبو المصممة من قبل المدير. وبمجرد حفظها ترسل مباشرة مصدرة إلى ملف Excel إلى الشركة. ليقوم فريق الإعداد بتحضيرها مباشرة وإرسالها إلى الصيدلية بنفس اليوم.

والتحكم الذي تم والفائدة من الرقابة التي نتجت من الهدف والغاية يمكن توضيحه كالتالي:

هذا التغير في ألية العمل عاد بعدة فوائد على الشركة والموظفين. فهي أولاً مكنت الشركة من تقديم خدمة أفضل. وأتاحت للمدير متابعة حركة المندوبين خلال جولتهم. 

ففي هذه الألية سيتمكن المدير من تحديد المدة التي يستغرقها المندوب لأخذ طلبات الصيدلية الواحدة. كما أنها وفرت وقت وجهد المندوب فلم يعد بحاجة لحمل دفتر وقلم أثناء جولته لتدوين الطلبات. ولن يبذل جهد في كتابة الأصناف. هو فقط سيدون الكميات المطلوبة على الاستمارة الالكترونية.

مثال3.

يمكن ذكر مثال آخر من خبرتي الشخصية عن توزيع المساعدات من قبل جمعية خيرية للمواطنين في منطقتي. كان للرقابة دور في تحقيق هدف الجمعية من توصيل الإعانات للعائلات المحتاجة. 

وليس للمعارف والأقارب. فكانت الرقابة على المتطوعين وعلى البيانات التي يقدمها المواطنون للجمعية. وأن هذه البيانات صحيحة ويتم توزيع المعونات المادية للمستحقين الحقيقيين.

وضح ما التحكم الذي تم والفائدة من الرقابة التي نتجت من الهدف والغاية.

بخصوص المثال 3 يتم التحكم في العملية من خلال العدل في توزيع المساعدات وإيصالها لأكبر عدد من المحتاجين في المنطقة. وتم تحقيق هدف ورسالة الجمعية دون أي انحراف. 

وكان لهذا العمل المنظم تأثير إيجابي على الجمعية الخيرية ودوامها في المنطقة والحد من الهدر في مخزون الجمعية من المواد. فضلاً عن استمرارية مد المحتاجين بالمعونات.

كيف أثرت بشكل إيجابي على أداء المنظمة؟

إن الرقابة الإدارية على الأداء تعد وظيفة حيوية ضرورية لمختلف الوظائف الإدارية للتأكد من تحقيق رؤية ورسالة المؤسسة وفقاً للخطط الموضوعة. والعمل الجيد يرتبط برقابة جيدة ورسالة ورؤية واضحة للعمل تجعل من العمل أكثر استمرارية وأفضل إنتاج للعمل.

المراجع.

1. أبو مروان. (٢٠٠٩,فبراير ،١٥ ) .الغايات والأهداف الإدارة الاستراتيجية . مدونة دكتور أبو مروان. تم الاسترجاع من الرابط التالي: https://cutt.us/EzelE.
2. أحمد أبه، نعمات محمد. (2005). الرقابة الإدارية في المؤسسات الحكومية دراسة حالة (وزارة الصحة ولاية الخرطوم في الفترة 1993-2003. رسالة ماجستير في الإدارة العامة. جامعة الخرطوم.
3. العامري، صالح مهدي حسن والغالبي، طاهر محسن منصور (2008). الإدارة والاعمال. عمان. الأردن: دار وائل للنشر.
4. رائد الأعمال العربي. (2022). الرقابة الإدارية: ما هي؟ ولماذا هي مهمة؟. متاح على الرابط https://2u.pw/BEfSiu.
5. حسن علي، مرح طاهر شكري. (2016). الرقابة الإدارية وعلاقتها بالأداء الوظيفي لدى مديري المدارس الحكومية الأساسية في محافظات شمال الضفة الغربية من وجهات نظر المديرين أنفسهم. رسالة ماجستير في الإدارة التربوية. جامعة النجاح الوطنية. نابلس. فلسطين.
6. كردي، أحمد السيد. (2017). نظرية الإدارة بالأهداف. مدونة ثابت حجازي. متاح على الرابط http://thabethejazi.com/article-17.
7. Khattab، Mohamed(2020). الرقابة: التعريف، الأهمية، الأنواع، الخطوات، الخصائص، الأساليب. أسود البيزنس. متاح على الرابط https://2u.pw/CVxuPk.